Klachtenregeling Wereld van Sofie®.
Hoewel wij ernaar streven om op professionele wijze onze onderwijsprogramma’s en de cursus tot ‘Wereld van Sofie Trainer’ vorm te geven, kan het zijn dat u toch niet tevreden bent. Wij zijn van mening dat klachten serieus genomen moeten worden en u heeft dan ook recht op een zorgvuldige en vertrouwelijke behandeling van uw klacht. In de afhandeling van een klacht betrachten beide partijen vertrouwelijkheid.
In onze klachtenprocedure onderscheiden we de volgende stappen:
Stap 1.
Bekendmaken van uw klacht
Vaak komen klachten voort uit een wederzijds onbegrip, of een niet goed verlopen communicatie. Maak een klacht daarom eerst kenbaar bij de trainer of hoofddocent. Vermeld daarbij duidelijk wie, of wat de klacht betreft (docent, studiemateriaal, lesruimte etc.). Samen met u en de (in voorkomende gevallen) andere betrokkene(n) zal de trainer of hoofddocent uw klacht bespreken en proberen om tot een oplossing te komen.
Stap 2.
Formele klacht
Het kan natuurlijk ook zijn dat uw klacht naar uw mening te ernstig is om direct met de andere betrokkenen te bespreken, of dat uw klacht niet, of te weinig, tot een oplossing is gebracht. In dat geval dient u schriftelijk een officiële klacht in bij ‘Wereld van Sofie’.
U vermeldt in ieder geval:
- Uw naam
- Uw adres
- Het telefoonnummer waarop u overdag bereikbaar bent
- Een duidelijke omschrijving van de klacht
- De datum waarop zich het feit heeft voorgedaan waarop uw klacht betrekking heeft
- Eventuele bewijsstukken, of een duiding daarvan.
U ontvangt dan binnen vijf werkdagen een ontvangstbevestiging.
Vervolgens zal de directie ‘hoor en wederhoor’ toepassen en tenslotte tot een oordeel komen. U ontvangt uiterlijk 21 dagen na de ontvangstbevestiging een schriftelijke reactie op uw klacht. Het kan zijn dat u in de behandeling door de directie uitgenodigd wordt voor een gesprek. Indien langere tijd nodig is om uw klacht zorgvuldig te behandelen wordt u hiervan eveneens binnen 21 dagen op de hoogte gesteld. In dat geval wordt aangegeven wanneer u de reactie zult ontvangen.
Stap 3.
Mocht het antwoord dan wel de voorgestelde oplossing voor u onbevredigend zijn, dan bestaat de mogelijkheid om in beroep te gaan bij een externe klachtenfunctionaris, te weten Mr J.F. Smallenbroek. Afhankelijk van de aard van de klacht en de inhoud van uw beroepsschrift, zal hij uw beroep neutraal en objectief behandelen en daarover uitspraak doen. De klachtenfunctionaris zal uiterlijk twee maanden nadat hij de klacht heeft ontvangen uitspraak doen en deze aan u en aan het bestuur van de opleiding bekend maken. Indien een van partijen zich met die uitspraak niet kan verenigen, kan men zich tot de rechter wenden.